Home / Płatności / Biała lista VAT – jakie dane zawiera?

Biała lista VAT – jakie dane zawiera?

Mężczyzna przeglądający biała liste VAT

Biała lista VAT jest zestawieniem wszystkich podatników, którzy odprowadzają lub odprowadzali podatek VAT. Ma ona postać bazy danych, które są rodzajem weryfikatora informacji o danym przedsiębiorcy. Elektroniczny system jest zestawieniem publicznych informacji. Do białej listy ma dostęp każda osoba, która korzysta z usług internetowych. Wnioskując, po informacjach z Ministerstwa Finansów (organu odpowiedzialnego za dane wpisywane do systemu oraz ich wygląd) rejestr podatników może zostać z nami na dłużej.

Artykuł ma charakter informacyjnych. Będzie składał się z następujących części:

  1. Biała lista – definicja i zawartość.
  2. Instrukcja korzystania z bazy VAT.
  3. Brak rejestracji numeru rachunku bankowego – konsekwencje prawne.
  4. Rejestracja, a brak widoczności w bazie.
  5. Warto pamiętać.

1. Biała lista – definicja i zawartość

Pod hasłem biała lista kryje się wyszukiwarka informacji na temat rejestrów VAT. Zestawienie weszło w życie 1 września 2019 roku. W celu skorzystania z rejestrów kontrahentów VAT wystarczy skorzystać ze strony internetowej Ministerstwa Finansów. Przy wejściu do strony: /www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka możemy skorzystać z dość prostej interfejsu.

Korzystanie z białej listy jest bezpłatne. Biała lista podatników VAT pozwala odpowiedzieć na kilka pytań:

  • Czy partner biznesowy jest aktywnym podatnikiem VAT?
  • Czy kontrahent nie zalega z płatnościami podatku?
  • Jaki status widnieje pod firmą nabywcy?
  • Czy pod kątem widnieje numer bankowy w CEIDG albo w urzędzie skarbowym?

Dane firmowe podatników VAT

Rejestr podatników VAT zawiera podstawowe dane przedsiębiorcy tj.:

  • nazwa firmy kontrahenta,
  • NIP, REGON lub KRS,
  • adres wraz z numerami telefonu.

Dane statusowe VAT:

  • System jest w stanie podać obecną sytuacje kontrahenta. Jest ona wyrażona za pomocą kilku komend. Pod pozycją: „Status podatnika (wg stanu na dzień sprawdzenia) możemy liczyć na 4 rodzaje statusów: „Niezarejestrowany”, „Czynny” albo „Wykreślony”.
  • Daty otrzymania statusu oraz podstawę prawną rejestracji, odmowy, przywrócenia albo wykreślenia z rejestru podatnika VAT.
  • Numery bankowe firm ( w ustawie o prawie bankowym) wykorzystywane do prowadzenia działalności gospodarczych.

2. Instrukcja korzystania z bazy VAT

 

Kobieta korzystająca z bazt danych białej listy VAT
Źródło: Freepik.com

Swoich kontrahentów możemy sprawdzać przy pomocy wyszukiwarki ręcznej. Aby móc wejść na rejestr podatników VAT niezbędne jest skorzystanie ze strony Ministerstwa Finansów: www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka. Inną stroną jest Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej, znajdująca się pod adresem: ceidg.gov.pl. Poza wejściem na stronę warto kliknąć w zakładkę: „wykaz podatników VAT”.

W obu przypadkach wyszukiwarka zachęca nas do wypełniania danych w pustych polach formularza. Rubryki są odpowiednio podpisane. W zależności od wyboru wyszukiwarki musimy wpisać w pola następujące dane. Na stronie Ministerstwa Finansów:

  • Numer konta,
  • NIP,
  • REGON,
  • Nazwę podmiotu
  • opcjonalnie: datę rejestracji w systemie VAT

Na stronie CEIDG formularz jest bardziej rozbudowany. Aby dowiedzieć się o swoim kontrahencie możemy skorzystać z pól wymienionych powyżej. W zupełności wystarczy poprawnie uzupełnić jedno pole.

Czy taka baza danych jest niezbędna?

Ten typ wyszukiwania jest dobry dla małych oraz średnich firm. W przypadku dużych podmiotów warto skorzystać z innego typu rozwiązań. Poza białą listą VAT Ministerstwo Finansów udostępniło więc tzw. API. Za jego pośrednictwem duże korporacje mogą w dzięki łatwy sposób zintegrować bazę kontrahentów z oprogramowaniem zarządzającym.

Łączność z bazą kontrahentów jest możliwa przy pomocy funkcji:

  • „Search” – to pełna metoda na pozyskiwanie szczegółowych danych konsumenta. Polega na wpisywaniu w okna wyszukiwarki numeru NIP, REGON lub nazwy firmy. Po naciśnięciu szukaj otrzymujemy wszystkie dane kontrahenta wraz z  rachunkami bankowymi.
  • „Check” – to uproszona wersja poszukiwania podatników VAT. Uzupełnienie formularza z danymi tj. NIP, REGON czy numer konta jest odpowiedzią na pytanie: Czy adres NIP jest powiązany z danym kontem? To ciekawa opcja na  szybką weryfikacje klientów.

Pamiętaj! Dostęp do wykazu API posiada określony limit firm. Metoda „search” pozwala nam sprawdzić około 30 podmiotów. W trakcie sprawdzania należy wziąć pod uwagę ilość zapytań. Jest ich około 10. Metoda „check” odnosi się do 1 podmiotu. Są to limity dzienne. W metoda API są podawane firmy nieopodatkowane.

Masowa weryfikacja kontrahentów z „białej listy” podatników VAT jest możliwa poprzez pobranie pliku tekstowego. Test zawiera pełną listę par NIP-rachunek. Dane ściągnięte ze strony Ministerstwa Finansów są zabezpieczone kryptograficzne.

3. Brak rejestracji numeru rachunku bankowego – konsekwencje prawne

Zachodzące zmiany prawne wymuszają na przedsiębiorcach posiadania konta bankowego. Jako wymóg prawny przedsiębiorcy muszą się do niego dostosować. Jak podają obecne przepisy konto firmowe musi być zarejestrowane i potwierdzone w dwóch instytucjach. Istnieje możliwość wyboru obu instancji. W zależności od rodzaju prowadzonej działalności sposób rejestracji numeru konta będzie się różnił. Właściciele jednoosobowych działalności gospodarczych powinni zgłosić swój numer w CEIDG. W przypadku innych podmiotów numer bankowy należy zgłosić do Urzędu Skarbowego.

Brak złożenia rachunku na białej liście jest równoznaczne z pewnymi niuansami w zakresie rozliczania przychodów. Poza sprawami kadrowo-płacowymi brak wpisu może świadczyć o braku rzetelności ze strony firmy. W przypadku zmiany rachunku bankowego konieczna jest jego aktualizacja w miejscu złożenia 1 wniosku.

Biała lista VAT jest rodzajem zabezpieczenia przedsiębiorcy przed niekorzystnymi rozliczeniem VAT. Brak podania numeru bankowego może być równoznaczna z:

  • brakiem możliwości dodania faktury o wartości przekraczającej 15 tys. złotych do kosztów uzyskania przychodów,
  • zaległymi płatnościami za fakturę, które mogą dotyczyć nabywcę, jak i odbiorcę – pod warunkiem braku zapłaty za podatek VAT.

Istotna informacja

Wpis i aktualizacja danych w CEIDG są wykonywanie nieodpłatnie. 

4. Rejestracja, a brak widoczności w bazie

Po rejestracji może się okazać, że nasz numer konta nie jest widoczny. W takiej sytuacji warto wziąć pod uwagę kilka scenariuszy:

  • System bazy danych nie został jeszcze zaktualizowany – ta sytuacja dotyczy wpisów, które zostały zarejestrowane tego samego dnia. W tym przypadku warto uzbroić się w cierpliwości i odczekać max. 3 dni.
  • Nasz wpis nie pojawia się od kilku dni – w tym przypadku warto skontaktować się z jednostką obsługującą naszą sprawę (CEIDG lub US). W razie problemów z wpisem na podatki.gov.pl można skontaktować się z Krajową Informacją Skarbową (KIS). Numery do kontaktu są podane na stronie internetowej.
  • Brak konta firmowego – w tym przypadku konieczne jest założenie konta dla firm. Wiele instytucji bankowych oferuje tego tupy rozwiązania. W zależności od wyboru konta można zdecydować się na opcje bezpłatne lub płatne.
  • Brak przekazania numeru rachunku do STIR (System Teleinformatycznej Izby Rozliczeniowej) przez bank – jest to sytuacja, w której Urząd Skarbowy, ani CEING nie są w stanie nic zdziałać- w tym przypadku koniecznie skontaktuj się z infolinią danego banku.

5. Warto pamiętać

W przypadku korzystania z wykazu w godzinach nocnych. Od 22.00 – 0.00 mogą pojawić się pewne utrudnienia z dostępem do wykazu. Należy mieć to na uwadze. Jeśli dokonujemy sprawdzenia kontrahentów w porach nocnych warto dokonać dodatkowej weryfikacji w godzinach popołudniowych lub porannych. Problem ten wynika z potrzeby aktualizacji danych systemowych.

Z uwagi, że zmiany są dość nowe może się zdarzyć sytuacja, gdzie rachunek trafi do innego konta bankowego. Na szczęście sytuacje te możemy rozwiązać. Wystarczy skontaktować się z naczelnikiem Urzędu Skarbowego i wyjaśnić zaistniałą sytuacje. Zawiadomienie to powinno być przesłane w ciągu 3 dni od przelania rachunku.

Nowe zmiany w zakresie białej listy są dostępne na stronach rządowych.

Bibliografia:

Jeden komentarz

  • W końcu jasne i klarowne wyjaśnienie tematu. Dość długo nie moglem zrozumieć po co w ogóle taka baza danych powstała. Ale teraz wszystko jasne – czarno na białym 🙂

Zostaw odpowiedź

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *