Biała lista VAT – jakie dane zawiera?

Biała lista VAT jest zestawieniem wszystkich podatników, którzy odprowadzają lub odprowadzali podatek VAT. Ma ona postać bazy danych, które są rodzajem weryfikatora informacji o danym przedsiębiorcy. Elektroniczny system jest zestawieniem publicznych informacji. Do białej listy ma dostęp każda osoba, która korzysta z usług internetowych. Wnioskując, po informacjach z Ministerstwa Finansów (organu odpowiedzialnego za dane wpisywane do systemu oraz ich wygląd) rejestr podatników może zostać z nami na dłużej.

Artykuł ma charakter informacyjnych. Będzie składał się z następujących części:

1. Biała lista – definicja i zawartość.
2. Instrukcja korzystania z bazy VAT.
3. Brak rejestracji numeru rachunku bankowego – konsekwencje prawne.
4. Rejestracja, a brak widoczności w bazie.
5. Warto pamiętać.

1. Biała lista – definicja i zawartość

Pod hasłem biała lista kryje się wyszukiwarka informacji na temat rejestrów VAT. Zestawienie weszło w życie 1 września 2019 roku. W celu skorzystania z rejestrów kontrahentów VAT wystarczy skorzystać ze strony internetowej Ministerstwa Finansów. Przy wejściu do strony: /www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka możemy skorzystać z dość prostej interfejsu.

Korzystanie z białej listy jest bezpłatne. Biała lista podatników VAT pozwala odpowiedzieć na kilka pytań:

• Czy partner biznesowy jest aktywnym podatnikiem VAT?
• Czy kontrahent nie zalega z płatnościami podatku?
• Jaki status widnieje pod firmą nabywcy?
• Czy pod kątem widnieje numer bankowy w CEIDG albo w urzędzie skarbowym?

Dane firmowe podatników VAT

Rejestr podatników VAT zawiera podstawowe dane przedsiębiorcy tj.:

• nazwa firmy kontrahenta,
• NIP, REGON lub KRS,
• adres wraz z numerami telefonu.

Dane statusowe VAT:

• System jest w stanie podać obecną sytuacje kontrahenta. Jest ona wyrażona za pomocą kilku komend. Pod pozycją: „Status podatnika (wg stanu na dzień sprawdzenia) możemy liczyć na 4 rodzaje statusów: „Niezarejestrowany”, „Czynny” albo „Wykreślony”.
• Daty otrzymania statusu oraz podstawę prawną rejestracji, odmowy, przywrócenia albo wykreślenia z rejestru podatnika VAT.
• Numery bankowe firm ( w ustawie o prawie bankowym) wykorzystywane do prowadzenia działalności gospodarczych.

2. Instrukcja korzystania z bazy VAT

Swoich kontrahentów możemy sprawdzać przy pomocy wyszukiwarki ręcznej. Aby móc wejść na rejestr podatników VAT niezbędne jest skorzystanie ze strony Ministerstwa Finansów: www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka. Inną stroną jest Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej, znajdująca się pod adresem: ceidg.gov.pl. Poza wejściem na stronę warto kliknąć w zakładkę: „wykaz podatników VAT”.

W obu przypadkach wyszukiwarka zachęca nas do wypełniania danych w pustych polach formularza. Rubryki są odpowiednio podpisane. W zależności od wyboru wyszukiwarki musimy wpisać w pola następujące dane. Na stronie Ministerstwa Finansów:

• Numer konta,
• NIP,
• REGON,
• Nazwę podmiotu
• opcjonalnie: datę rejestracji w systemie VAT

Na stronie CEIDG formularz jest bardziej rozbudowany. Aby dowiedzieć się o swoim kontrahencie możemy skorzystać z pól wymienionych powyżej. W zupełności wystarczy poprawnie uzupełnić jedno pole.

Czy taka baza danych jest niezbędna?

Ten typ wyszukiwania jest dobry dla małych oraz średnich firm. W przypadku dużych podmiotów warto skorzystać z innego typu rozwiązań. Poza białą listą VAT Ministerstwo Finansów udostępniło więc tzw. API. Za jego pośrednictwem duże korporacje mogą w dzięki łatwy sposób zintegrować bazę kontrahentów z oprogramowaniem zarządzającym.

Łączność z bazą kontrahentów jest możliwa przy pomocy funkcji:

• „Search” – to pełna metoda na pozyskiwanie szczegółowych danych konsumenta. Polega na wpisywaniu w okna wyszukiwarki numeru NIP, REGON lub nazwy firmy. Po naciśnięciu szukaj otrzymujemy wszystkie dane kontrahenta wraz z  rachunkami bankowymi.
• „Check” – to uproszona wersja poszukiwania podatników VAT. Uzupełnienie formularza z danymi tj. NIP, REGON czy numer konta jest odpowiedzią na pytanie: Czy adres NIP jest powiązany z danym kontem? To ciekawa opcja na  szybką weryfikacje klientów.

Pamiętaj! Dostęp do wykazu API posiada określony limit firm. Metoda „search” pozwala nam sprawdzić około 30 podmiotów. W trakcie sprawdzania należy wziąć pod uwagę ilość zapytań. Jest ich około 10. Metoda „check” odnosi się do 1 podmiotu. Są to limity dzienne. W metoda API są podawane firmy nieopodatkowane.

Masowa weryfikacja kontrahentów z „białej listy” podatników VAT jest możliwa poprzez pobranie pliku tekstowego. Test zawiera pełną listę par NIP-rachunek. Dane ściągnięte ze strony Ministerstwa Finansów są zabezpieczone kryptograficzne.

3. Brak rejestracji numeru rachunku bankowego – konsekwencje prawne

Zachodzące zmiany prawne wymuszają na przedsiębiorcach posiadania konta bankowego. Jako wymóg prawny przedsiębiorcy muszą się do niego dostosować. Jak podają obecne przepisy konto firmowe musi być zarejestrowane i potwierdzone w dwóch instytucjach. Istnieje możliwość wyboru obu instancji. W zależności od rodzaju prowadzonej działalności sposób rejestracji numeru konta będzie się różnił. Właściciele jednoosobowych działalności gospodarczych powinni zgłosić swój numer w CEIDG. W przypadku innych podmiotów numer bankowy należy zgłosić do Urzędu Skarbowego.

Brak złożenia rachunku na białej liście jest równoznaczne z pewnymi niuansami w zakresie rozliczania przychodów. Poza sprawami kadrowo-płacowymi brak wpisu może świadczyć o braku rzetelności ze strony firmy. W przypadku zmiany rachunku bankowego konieczna jest jego aktualizacja w miejscu złożenia 1 wniosku.

Biała lista VAT jest rodzajem zabezpieczenia przedsiębiorcy przed niekorzystnymi rozliczeniem VAT. Brak podania numeru bankowego może być równoznaczna z:

• brakiem możliwości dodania faktury o wartości przekraczającej 15 tys. złotych do kosztów uzyskania przychodów,
• zaległymi płatnościami za fakturę, które mogą dotyczyć nabywcę, jak i odbiorcę – pod warunkiem braku zapłaty za podatek VAT.

Istotna informacja

Wpis i aktualizacja danych w CEIDG są wykonywanie nieodpłatnie. 

4. Rejestracja, a brak widoczności w bazie

Po rejestracji może się okazać, że nasz numer konta nie jest widoczny. W takiej sytuacji warto wziąć pod uwagę kilka scenariuszy:

• System bazy danych nie został jeszcze zaktualizowany – ta sytuacja dotyczy wpisów, które zostały zarejestrowane tego samego dnia. W tym przypadku warto uzbroić się w cierpliwości i odczekać max. 3 dni.
• Nasz wpis nie pojawia się od kilku dni – w tym przypadku warto skontaktować się z jednostką obsługującą naszą sprawę (CEIDG lub US). W razie problemów z wpisem na podatki.gov.pl można skontaktować się z Krajową Informacją Skarbową (KIS). Numery do kontaktu są podane na stronie internetowej.
• Brak konta firmowego – w tym przypadku konieczne jest założenie konta dla firm. Wiele instytucji bankowych oferuje tego tupy rozwiązania. W zależności od wyboru konta można zdecydować się na opcje bezpłatne lub płatne.
• Brak przekazania numeru rachunku do STIR (System Teleinformatycznej Izby Rozliczeniowej) przez bank – jest to sytuacja, w której Urząd Skarbowy, ani CEING nie są w stanie nic zdziałać- w tym przypadku koniecznie skontaktuj się z infolinią danego banku.

5. Warto pamiętać

W przypadku korzystania z wykazu w godzinach nocnych. Od 22.00 – 0.00 mogą pojawić się pewne utrudnienia z dostępem do wykazu. Należy mieć to na uwadze. Jeśli dokonujemy sprawdzenia kontrahentów w porach nocnych warto dokonać dodatkowej weryfikacji w godzinach popołudniowych lub porannych. Problem ten wynika z potrzeby aktualizacji danych systemowych.

Z uwagi, że zmiany są dość nowe może się zdarzyć sytuacja, gdzie rachunek trafi do innego konta bankowego. Na szczęście sytuacje te możemy rozwiązać. Wystarczy skontaktować się z naczelnikiem Urzędu Skarbowego i wyjaśnić zaistniałą sytuacje. Zawiadomienie to powinno być przesłane w ciągu 3 dni od przelania rachunku.

Nowe zmiany w zakresie białej listy są dostępne na stronach rządowych.

Bibliografia:

• https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka,
• https://www.gov.pl/web/kas/wykaz-podatnikow-vat.